Rentrée 2025 : 7 étapes pour une gestion optimale de votre flotte mobile d’entreprise
Lundi 1er septembre, 9h15.
Le bureau reprend vie après les congés d’été. Les équipes se saluent, les agendas se remplissent, les projets reprennent. Au service informatique, Stéphane, DSI d’une PME de 200 collaborateurs, ouvre sa boîte mail : “Urgent – besoin d’un smartphone pour un nouveau commercial”, “Mon téléphone pro est en panne, je pars en déplacement demain ! ”, “Ligne mobile toujours facturée alors que le collaborateur est parti en juin”...
En quelques minutes, la réalité le rattrape : les vacances sont finies, et les imprévus coûtent cher.
Entre lignes fantômes, appareils en panne et abonnements inadaptés, la facture peut vite grimper… et la sérénité s’évaporer.
En planifiant au bon moment et en appliquant quelques règles simples, il est possible de réduire les coûts, d’améliorer la performance des équipes et de renforcer les engagements RSE de l’entreprise.
Dans cet article, nous vous présentons 7 étapes concrètes pour préparer votre flotte mobile à la rentrée.
Des actions simples, applicables dès aujourd’hui, pour transformer ce moment souvent stressant en un vrai levier de performance durable.
1 Faire un état des lieux complet de votre flotte
Avant d’agir, il faut voir clair. La plupart des problèmes de gestion de flotte naissent d’un manque de visibilité. Stéphane le sait bien : sans inventaire précis, impossible de savoir ce qui est réellement utilisé, ce qui dort dans un tiroir et ce qui coûte de l’argent pour rien.
Concrètement, un état des lieux efficace passe par :
- Le nombre total d'appareils en circulation
- Les modèles et leur état (neuf, reconditionné, en fin de vie)
- Les affectations par collaborateur, service ou site
- Les lignes actives, suspendues ou résiliées
- Les dates de fin d’engagement et conditions contractuelles
Cet audit révèle souvent des surprises : des “lignes fantômes” facturées depuis des mois, des appareils inutilisés qui pourraient être réaffectés, des options ou abonnements payés mais non utilisés.
Astuce pour gagner du temps : si vous utilisez déjà un outil ou un tableau de suivi, vérifiez qu’il est à jour. Une donnée obsolète, c’est une décision faussée.
💡 Le chiffre qui fait réfléchir : selon l’ADEME, la phase de fabrication représente jusqu’à 87% de l’impact environnemental d’un smartphone. Chaque appareil toujours facturé sans être utilisé pèse donc à la fois sur votre budget mais aussi sur votre impact écologique.
2 Réattribuer les appareils inactifs
Stéphane a eu un petit choc en consultant son inventaire : trois iPhone récents dormaient dans un tiroir depuis le départ de collaborateurs. Un vrai gâchis… financier et écologique.
Plutôt que de commander du neuf, il décide d'opter pour une réattribution en interne via un simple process :
- Réinitialisation des téléphones
- Attribution à un nouvel arrivant ou à un collaborateur dont l’appareil montre des signes de fatigue
- Mise à jour de l’inventaire et des affectations
Les bénéfices ont été immédiats :
- Zéro coût d’achat : il a réutilisé ce qu’il avait déjà
- Zéro délai d’approvisionnement : les téléphones étaient disponibles tout de suite
- Moindre impact environnemental : il a repoussé la fabrication de téléphones neufs en réemployant des téléphones disponibles.
Astuce : mettez en place un protocole clair pour que chaque départ ou changement de poste déclenche automatiquement la restitution du téléphone par le collaborateur partant.
⚠️ Info utile: demandez systématiquement au collaborateur précédent de débloquer son téléphone avant de le restituer. On oublie souvent qu’un téléphone bloqué ne peut plus servir et vivre une seconde vie.
📊 Chiffre clé : en doublant la durée de vie d’un smartphone (de 2 à 4 ans), on améliore son bilan environnemental de 50 %, selon l’ADEME.
3 Ajuster les forfaits selon les usages réels
Marc ouvre ensuite son tableau de suivi des lignes. Très vite, il réalise que les besoins de ses collaborateurs sont loin d’être homogènes. Certains dépassent chaque mois leur quota de data, générant des hors-forfaits coûteux, quand d’autres n’utilisent même pas 20 % de leur enveloppe.
En analysant les trois derniers mois de consommation, il identifie deux profils types.
Claire, commerciale sur le terrain, qui a besoin d’un forfait généreux en data pour rester connectée partout. Et Thomas, en télétravail quasi permanent, qui passe la plupart du temps en Wi-Fi et pourrait se contenter d’une offre plus modeste.
Moralité : un forfait unique pour tous, c’est rarement optimal.
Pour ajuster efficacement vos abonnements, l’enjeu est de rapprocher les usages réels et les profils de collaborateurs. Un commercial itinérant n’a pas les mêmes besoins qu’un salarié sédentaire, et un collaborateur voyageant à l’international n’utilisera pas son forfait comme un collègue restant en France.
En procédant à ce type d’ajustement, vous réduisez vos coûts, évitez les mauvaises surprises liées aux dépassements… et améliorez la satisfaction des équipes, qui se sentent mieux équipées.
Résultat : une facture globale qui baisse, moins de litiges avec les hors-forfaits, et surtout des forfaits qui “collent” aux usages de chacun.
📊 Chiffre clé : selon l’Observatoire des marchés 2023 de l’ARCEP, la facture mensuelle moyenne des entreprises pour un forfait mobile s’élève à 15 € HT en 2023, en baisse de 4 % sur un an. La preuve qu’un ajustement régulier permet de contenir durablement les coûts.
4 Anticiper les besoins en renouvellement ou réparation
10h45. Alors qu’il termine son café, Stéphane reçoit un message de Sophie, assistante commerciale : « Mon écran est fissuré depuis des semaines, là il ne répond plus… et j’ai des clients à rappeler cet après-midi. ».
C’est typiquement ce qu’il veut éviter : les urgences qui stoppent net la productivité. Il ouvre son tableau de suivi et ajoute une colonne « État » pour repérer les appareils en fin de cycle ou fragilisés : batterie faible, lenteur, écran abîmé.
Bonnes pratiques :
- Dresser la liste des appareils en fin de vie
- Repérer les signes avant-coureurs
- Programmer les remplacements avant la panne
- Prioriser la réparation plutôt que le remplacement
📊 Chiffre clé : en France, 82 % des utilisateurs ont déjà cassé leur smartphone (source : Coverd).
Pour aller plus loin, découvrez notre article complet sur comment allier durabilité et économies dans la gestion de la téléphonie mobile.
5 Mettre à jour les protections et accessoires
En récupérant le téléphone de Sophie, Stéphane constate qu’elle n’avait ni coque ni protection d’écran.
Il se rappelle la dernière facture de remplacement : presque autant qu’un smartphone reconditionné haut de gamme... Stéphane décide de se créer une checklist de rentrée sur les accessoires :
- Coques renforcées adaptées à chaque modèle
- Verres trempés ou films hydrogel de qualité
- Chargeurs et câbles certifiés (éviter les copies bas de gamme)
💡 Infos utiles : Selon L’Eclaireur (octobre 2024) : un film de protection vient absorber les chocs et peut éviter des réparations dont le coût peut représenter jusqu’à la moitié, voire la totalité du prix d’un smartphone cassé.
L’observatoire du fonds réparation de la CLCV révèle que le coût moyen d’une réparation liée à une casse d’écran de smartphone est de 133,82 € TTC en France - source : tableau au bas de la page 19 du Bilan de l’observatoire du fonds réparation des équipements électriques et électroniques (EEE).
6 Sensibiliser les collaborateurs aux bonnes pratiques
11h15. Stéphane profite d’un point d’équipe pour rappeler quelques règles simples, sans tomber dans le cours magistral :
— « Si vous devez remplacer un câble, prenez toujours un modèle certifié. Les copies pas chères, ça abîme la batterie et au final… ça finit par coûter plus cher. »
Il enchaîne, en glissant un argument qui lui tient à cœur :
— « Et puis n’oubliez pas : chaque téléphone qu’on arrive à faire durer, c’est autant de matières premières qu’on n’a pas besoin d’extraire. Rien qu’un smartphone neuf, c’est près de 70 kg de ressources utilisées à la fabrication. Alors autant éviter le gaspillage inutile. »
📊 Chiffre clé : Selon France Nature Environnement, il faut mobiliser près de 70 kg de matières premières pour fabriquer, utiliser et éliminer un seul smartphone, soit 600 fois le poids d'un téléphone .
7 S’appuyer sur un partenaire pour centraliser et simplifier
Midi approche. Stéphane coche les dernières cases : inventaire mis à jour, réattributions faites, forfaits optimisés, protections commandées. Mais il sait que répéter cet effort tous les mois lui prendrait un temps considérable. C’est là qu’il décide de se tourner vers un partenaire expert en location-gestion de smartphones.
Ses objectifs sont simples. Trouver un partenaire qui lui permettra de :
- Centraliser l’inventaire et le suivi du parc
- Optimiser automatiquement les contrats et forfaits
- Gérer les envois des téléphones, les restitutions, renouvellements et les réparations
- Gérer la seconde vie et le recyclage des appareils
- Offrir un support réactif à ses collaborateurs
En délégant ces tâches chronophages, Stéphane gagne du temps, réduit ses coûts et renforce ses engagements RSE… dès cette rentrée.
Une rentrée plus sereine
12H05. Stéphane ferme enfin son ordinateur. Sa matinée a été dense, mais il sait qu’il a repris la main : plus aucune ligne fantôme, des appareils réattribués plutôt qu’achetés, des forfaits ajustés, des protections commandées, et des collaborateurs mieux sensibilisés.
Résultat : moins de coûts inutiles, moins de stress… et surtout une flotte mobile prête à accompagner sereinement l’année à venir. Ce qui pouvait lui sembler un vrai casse-tête lui a finalement permis d’arriver à optimiser ses dépenses, améliorer la satisfaction des équipes et contribuer concrètement aux objectifs RSE de son entreprise.
Chez Strapp, nous aidons les entreprises à transformer leur flotte mobile en un levier de performance durable. Notre offre de location-gestion de smartphones allie simplicité, économies, flexibilité et impact environnemental positif.
Et si cette rentrée était l’occasion, pour vous aussi, de gagner en sérénité ?
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